Распоряжение администрации города Кирова от 22.08.2014 N 244 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 августа 2014 г. № 244

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений администрации г. Кирова
от 20.01.2015 № 12, от 15.04.2015 № 217,
от 10.09.2015 № 600)

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в администрации города Кирова:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Кирова (далее - Инструкция). Прилагается.
2. Руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Кирова ознакомить работников с Инструкцией и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее требованиями.
3. Рекомендовать руководителям муниципальных предприятий и учреждений города Кирова при организации делопроизводства и работы с документами руководствоваться требованиями Инструкции.
4. Признать утратившими силу распоряжения администрации города Кирова:
4.1. От 23.09.2009 № 419 "Об утверждении Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений в администрации города Кирова".
4.2. От 06.11.2009 № 511 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова".
4.3. От 30.12.2009 № 653 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 06.11.2009 № 511".
4.4. От 05.04.2011 № 84 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 06.11.2009 № 511".
4.5. От 22.07.2011 № 196 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 № 419".
4.6. От 30.01.2012 № 26 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 № 419".
4.7. От 01.06.2012 № 178 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 № 419".
4.8. От 01.06.2012 № 179 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 06.11.2009 № 511".
4.9. От 29.10.2012 № 337 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 № 419".
4.10. От 25.11.2013 № 360 "О внесении изменения в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 № 419 "Об утверждении Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений в администрации города Кирова".
5. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации города Кирова от 30.05.2008 № 303 "О порядке изготовления, получения и уничтожения печатей и штампов в администрации г. Кирова".
6. Управлению делопроизводства и архива администрации города Кирова разместить настоящее распоряжение на официальном сайте администрации города Кирова.
7. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации города Кирова Преснецова А.А.

И.о. главы администрации
города Кирова
А.А.ПРЕСНЕЦОВ





Утверждена
распоряжением
администрации г. Кирова
от 22 августа 2014 г. № 244

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений администрации г. Кирова
от 20.01.2015 № 12, от 15.04.2015 № 217,
от 10.09.2015 № 600)

1. Общие положения

1.1. Основные положения Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова (далее - Инструкция) разработаны в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, Государственного стандарта Российской Федерации (унифицированные системы документации) ГОСТ Р 6.30-2003 и на основе Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 23.12.2010 № 480.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации города Кирова (далее - администрация).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
Системы электронного документооборота, применяемые в администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.4. Требования Инструкции являются обязательными для работников администрации, организующих или непосредственно ведущих работу с документами. Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции и обучение работников администрации по вопросам делопроизводства осуществляется управлением делопроизводства и архива.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностной инструкции.
На указанного работника возлагаются следующие функции:
прием, учет и регистрация поступивших в подразделение документов;
передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний по исполнению документа - исполнителю;
в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение;
контроль за прохождением документов в подразделении, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях;
контроль за прохождением согласования проектов распоряжений и постановлений, подготовленных подразделением;
учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год;
проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства;
перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего ответственного за делопроизводство в подразделении определяется в должностной инструкции другого сотрудника этого подразделения.
1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан сдать имеющуюся у него документацию по делопроизводству другому сотруднику, назначенному ответственным за делопроизводство, или руководителю подразделения. В случае ликвидации, реорганизации подразделения или передачи его функций другому подразделению, а также при смене руководителя подразделения составляется акт приема-передачи дел в произвольной форме.
1.8. С настоящей Инструкцией работник, ответственный за делопроизводство, знакомит каждого сотрудника подразделения под роспись.
1.9. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Передача документов (копий документов), в том числе электронных версий, из подразделений другим организациям допускается только с разрешения руководителя подразделения.
1.10. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки.
1.11. С правовыми актами, с другими документами, содержащими служебную информацию, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению.
1.12. Копии постановлений и распоряжений администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации, распоряжений заместителя главы администрации (далее - постановления и распоряжения администрации) изготавливает управление делопроизводства и архива, удостоверяет их подлинность печатями "Для постановлений" или "Для распоряжений" и рассылает согласно списку рассылки.
Копии постановлений и распоряжений администрации предоставляются по письменному заявлению, запросу сторонним организациям, учреждениям, гражданам с разрешения уполномоченного лица, судам, прокуратуре - с разрешения первого заместителя главы администрации.
1.13. Постановления и распоряжения администрации, затрагивающие права и интересы граждан, юридических лиц либо имеющие общественную значимость, по указанию разработчика направляются в средства массовой информации управлением организационно-информационного обеспечения администрации и размещаются на официальном сайте администрации управлением делопроизводства и архива.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
дата документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения), регистрации документа или зафиксированного в нем события;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент оформления документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Создание документов в администрации города

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,75 до 3,5 см;
правое - не менее 1 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см).
При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого - от 2,75 до 3,5 см.
3.1.3. В администрации города устанавливаются следующие виды бланков документов:
бланк постановления (приложение № 1);
бланк распоряжения (приложения N№ 2 - 8);
бланк приказа (приложения N№ 9, 10);
бланк протокола (приложение № 11);
бланк письма администрации (приложения N№ 12, 13);
бланк письма подразделения (приложение № 14);
бланк докладной записки (приложение № 15);
бланк служебной записки (приложение № 16).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
3.1.4. Бланки документов администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в администрации используются электронные шаблоны бланков документов.
3.1.5. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:
3.1.5.1. Для бланка постановления (распоряжения, приказа, протокола):
герб города Кирова;
наименование организации;
должность лица - автора документа (указывается на бланках должностных лиц администрации);
вид документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
место составления (издания) документа.
3.1.5.2. Для бланка письма администрации:
герб города Кирова;
наименование организации;
справочные данные об организации;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
3.1.5.3. Для бланка письма подразделения:
герб города Кирова;
наименование организации;
наименование подразделения;
справочные данные о подразделении;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
3.1.5.4. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
герб города Кирова;
наименование организации;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. С учетом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, устанавливается следующий состав реквизитов документов, издаваемых в администрации:
герб города Кирова;
наименование организации;
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные об организации;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
3.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.2.3. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
3.2.4. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа", "Отметка о проведении правовой экспертизы".
3.2.5. Герб города Кирова.
Изображение герба города Кирова размещают на бланках документов в соответствии с решением Кировской городской Думы от 27.08.2008 № 19/4 "О гербе муниципального образования "Город Киров".
На бланках документов администрации изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование организации" или "Должность лица - автора документа". Размеры изображения герба города Кирова должны вписываться в окружность диаметром 20 мм.
3.2.6. Наименование организации.
Наименование организации, являющейся автором документа (Администрация города Кирова), помещается ниже герба через 12 пт <*> на бланках с угловым расположением реквизитов и через 18 пт на бланках с продольным расположением реквизитов и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 14 центрованным способом.
--------------------------------
<*> Пункт (сокращенно - пт) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

Если автором документа является подразделение, то его наименование указывается через 12 пт после наименования организации (Администрация города Кирова) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N№ 12 - 14 через 1 межстрочный интервал. При этом наименование организации печатается строчными буквами с первой прописной.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он оформляется не на бланке. Наименования организаций одного ранга располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
3.2.7. Должность лица - автора документа.
Должность лица - автора документа (первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель подразделения) указывается на бланках должностных лиц перед реквизитом "Вид документа" (распоряжение, приказ) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал.
3.2.8. Справочные данные об организации.
Справочные данные об администрации (о подразделении) указываются в бланках писем администрации (подразделения) и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты. Отделяются от предыдущего реквизита 12 пт и печатаются через 1 межстрочный интервал шрифтом № 12 центрованным способом.
3.2.9. Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Наименование вида документа помещается ниже наименования организации (должности лица - автора документа) через 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 16 центрованным способом.
3.2.10. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или регистрации (постановления, распоряжения, приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладные, служебные записки, заявления и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2013 г.
На документах с угловым расположением реквизитов дата проставляется от левой границы текстового поля через 12 пт от наименования вида документа, на документах с продольным расположением реквизитов - через 18 пт от наименования вида документа центрованным способом.
3.2.11. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационные номера правовых актов (постановления, распоряжения, приказы) присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года.
Регистрационный номер входящего документа состоит из проставляемых через дефис индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, например: 04-03-634, где 04-03 - индекс дела "Переписка с областными и районными организациями и предприятиями по вопросам пассажирского транспорта", 634 - порядковый регистрационный номер.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из проставляемых через дефис порядкового регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре дел, например: 5001-03-01, где 5001 - порядковый регистрационный номер, 03-01 - индекс дела "Переписка с областными и районными организациями и предприятиями по вопросам градостроительства и архитектуры".
Состав регистрационного номера внутреннего письма аналогичен регистрационному номеру входящего документа с добавлением к порядковому номеру индекса "вн", например, 10-24-689вн.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер проставляется после даты на одном уровне с ней.
3.2.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Печатается от левой границы текстового поля на 12 пт ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом № 12.
3.2.13 Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (г. Киров обл.) указывается в бланках документов администрации, за исключением бланков писем, помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 12 пт посередине расположения этих реквизитов и печатается шрифтом № 12.
3.2.14. Адресат.
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Департамент строительства
Кировской области
или:
Правительство Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
службы по труду и занятости
И.О. Петрову
При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например:
Главам администраций районов
Кировской области
или:
Руководителям подразделений
администрации города Кирова
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи":
наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
Если письмо адресовано организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ОАО "Развитие"
ул. Мира, д. 1, г. Киров, 610027
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову В.И.
ул. Садовая, д. 7, кв. 2, г. Киров, 610000
В письме, отправляемом по факсу, адрес указывается следующим образом:
Директору ЗАО "Новый мир"
В.И. Петрову
ф. (8332) 62-00-00
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, Правительство Кировской области, Законодательное Собрание Кировской области.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Адресат печатается в правом верхнем углу документа ниже границы верхнего поля на 36 пт с выравниванием по левой границе.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Если письмо является ответным, то первым (основным) адресатом указывается автор инициативного письма, на которое дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Письмо печатается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс один (последний экземпляр письма). Последний экземпляр письма, подписанный исполнителем, остается в деле отправителя.
3.2.15. Гриф утверждения.
Гриф утверждения указывает на нормативный или правовой характер содержания документа и особый способ введения его в действие.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
города Кирова
Личная подпись, инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
распоряжением
администрации города Кирова
от ____________ № _________
Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ) размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Ниже от этого слова располагаются наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка на утверждающий правовой акт, печатаемый со строчной буквы, с указанием его даты и номера. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см.
Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов:
акты (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.);
инструкции (правила) - должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.;
отчеты (о командировках и т.д.);
перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.);
планы (работы советов, комиссий, учебы и т.д.);
повестка дня;
положения (об организации, ее подразделениях, о премировании);
программы (проведения мероприятий, работ и т.д.);
сметы (расходов на содержание аппарата управления, на содержание зданий, на капитальное строительство и т.д.);
уставы организаций;
штатные расписания и изменения к ним.
3.2.16. Указания по исполнению документа.
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Зайцевой А.Н.
Прошу подготовить ответ
к 05.08.2013
Подпись
Дата
Обычно указания по исполнению документа даются одному должностному лицу. Руководитель, дающий поручение нескольким должностным лицам, определяет в указаниях по исполнению документа лицо, ответственное за исполнение. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, подпись руководителя и дату.
3.2.17. Наименование либо аннотация документа.
Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Распоряжение (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих администрации".
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Наименование либо аннотация документа составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Наименование либо аннотация документа оформляется под реквизитами бланка.
На бланках с угловым расположением реквизитов каждая строка наименования либо аннотации документа печатается от левой границы текстового поля шрифтом того же размера, что и текст документа. Длина строки наименования либо аннотации документа не должна превышать 8 см.
На бланках с продольным расположением реквизитов наименование либо аннотация документа печатается полужирным шрифтом размером № 14 центрованным способом.
Наименование либо аннотация документа отделяется от предыдущего и последующего реквизитов интервалом 24 - 36 пт. Точка в конце наименования либо аннотации документа не ставится. Наименование либо аннотация документа, состоящая из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
3.2.18. Отметка о контроле документа.
Этот реквизит обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения сроков, установленных в указаниях по исполнению документа, или типовых сроков исполнения.
Отметку о контроле документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.2.19.